Blog: Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft.

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Noch im Februar 2020 hätte dieser Artikel eine andere Relevanz gehabt. Nach dem Motto „wäre schön, wenn es so etwas gäbe, aber dringend sind andere Probleme“. Die Rede ist von Online ETVen oder virtuellen Eigentümerversammlungen. Sprich die Wohnungseigentümer treffen sich wie gewohnt zu einem festgelegten Zeitpunkt und arbeiten die Tagesordnungspunkte der Versammlung ab, nur eben nicht physisch an einem Ort, sondern in einem virtuellen Konferenzraum. Technisch wäre das heute ohne Probleme bereits möglich.


Rechtlich sind Online Eigentümerversammlung bisher umstritten


Das deutsche WEG Gesetz ist ein beständiges Werk – positiv ausgedrückt. Die Realität ist, dass es an vielen Punkten wie aus der Zeit gefallen wirkt. Bisher ist nach gängiger Rechtsauffassung die Zustimmung aller Eigentümer nötig, um Eigentümerversammlungen online durchzuführen. Dadurch wurde zwar viel über das Thema diskutiert. Unterschätzen Sie hier vor allem die Irritation jüngerer Eigentümer nicht, die virtuelle Konferenzen aus ihrem Job seit Jahren als Normalität kennen, und sich nicht vorstellen können, dass das „einfach nicht geht“. Am Ende fällt die Schwerfälligkeit des Gesetzes auf den Verwalter zurück.


Die anstehende WEG-Novelle 2020 bietet die Möglichkeit Eigentümerversammlungen online abzuhalten

Eigentümer sollen per Beschluss die virtuelle Teilnahme an Eigentümerversammlungen ermöglichenkönnen. D.h. eine ETV wird weiterhin eine Präsenzveranstaltung sein, an der aber auch online zugeschaltete Eigentümer teilnehmen können. Die auch ganz normal mitstimmen können. Eine Abschaffung von Präsenztreffen gegen Online ETVen, auch durch Beschluss, sieht der Gesetzesentwurf nicht vor. Der Gesetzgebungsprozess wird voraussichtlich im Sommer abgeschlossen sein. Das Gesetz soll im zweiten Monat nach der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt in Kraft treten. Je nachdem wie lange sich die Eigentümerversammlungen wegen Corona noch verzögern, könnten erste Versammlungen bereits dieses Jahr mit virtueller Beteiligung stattfinden.

Wie kann ich mich als kleiner oder mittlerer Verwalter auf online Eigentümerversammlungen vorbereiten?

Die technischen Möglichkeiten zur Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen bestehenbereits heute. Es werden in den nächsten Monaten noch weitere Konferenzlösungen hinzukommen,die auf Eigentümerversammlungen und technisch nicht so versierte Verwalter zugeschnitten sind. Folgen Sie unserem Technikratgeber ETV online, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Zusätzlich sollten Sie sich Gedanken zum Tagungsort und Infrastruktur machen. Sie benötige aufjeden Fall stabiles und halbwegs starkes Wlan. Eine spezielle Mikrofon- und Lautsprecherausrüstungwerden Sie nicht benötigen.


Lassen Sie sich hier nicht „zu viel“ verkaufen. Firmen nutzen seit Jahren günstige und leistungsstarke Systeme, die einfach per USB angeschlossen werden. Folgen Sie unserem Technikratgeber ETV online, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

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Und zwar ganz klar nicht nur in großen Hausverwaltungen. Sie kennen Ihre Kunden, Sie kennen Ihre Liegenschaften und punkten mit einer persönlichen Ansprache und Engagement. Verstärken Sie diese Vorteile, in dem Sie das “neue” Feld der Digitalisierung nicht den Großen überlassen. Einsparungen durch gestraffte Kommunikationsprozesse sind immer möglich, egal wie viele Mitstreiter Sie haben.


Und ein professionellerer Auftritt nach außen ist Ihnen mit einem eigenen Kundenportal oder einer App auch sicher. Dazu kommt, dass die meisten Kommunikationslösungen ein praktisches CRM schon integriert haben. Damit behalten Sie auch intern den Überblick über alle Vorgänge.


Mieterportal

Wenn Sie es schaffen, die Anzahl der telefonischen Anfragen und Einzelemails von Eigentümern und Mietern zu reduzieren, schaufeln Sie sich bereits erheblich Zeit frei. Wenn Sie dann noch leichter intern und den Dienstleistern gegenüber den Durchblick behalten, können Sie sich mehr darum kümmern an Ihrem Unternehmen zu arbeiten, statt nur in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.


Eine digitale Kommunikationsplattform hilft Ihnen dabei.


  • Dokumente wie Teilungserklärungen, Abrechnungen und Wirtschaftspläne per Plattform und App bereitstellen

  • Vorgänge wie Schadensbehebungen im Objekt transparent kommunizieren

  • Über ein intuitives Ticketsystem sehen alle Bewohner jeweils, welchen Stand ein Vorgang hat

  • keine Doppelmeldungen und redundante Nachfragen

  • Über interne Notizen und Zuweisungen von Themen, sind ständig alle Mitarbeiter auf dem Laufenden

  • Terminankündigungen und Absprachen zu z.B. Eigentümerversammlungen nicht viele Male mit einzelnen Eigentümern führen

  • Einfache Bereitstellung von Rechnungsunterlagen für Verwaltungsbeiräte - auch unterjährig


Durch schrittweise Einführung müssen Sie nicht Ihre Arbeitsweise von heute auf morgen komplett ändern. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.


  • hausify ist Ihr kostenloses Kundenportal – registrieren Sie sich jetzt, wir helfen Ihnen bei der Einrichtung und den ersten Schritten.

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