Hausverwalter App mit Digitalisierung zu Effizienzvorteilen

Und zwar ganz klar nicht nur in großen Hausverwaltungen. Sie kennen Ihre Kunden, Sie kennen Ihre Liegenschaften und punkten mit einer persönlichen Ansprache und Engagement. Verstärken Sie diese Vorteile, in dem Sie das “neue” Feld der Digitalisierung nicht den Großen überlassen. Einsparungen durch gestraffte Kommunikationsprozesse sind immer möglich, egal wie viele Mitstreiter Sie haben.

Und ein professionellerer Auftritt nach außen ist Ihnen mit einem eigenen Kundenportal oder einer App auch sicher. Dazu kommt, dass die meisten Kommunikationslösungen ein praktisches CRM schon integriert haben. Damit behalten Sie auch intern den Überblick über alle Vorgänge.

Mieterportal

Wenn Sie es schaffen, die Anzahl der telefonischen Anfragen und Einzelemails von Eigentümern und Mietern zu reduzieren, schaufeln Sie sich bereits erheblich Zeit frei. Wenn Sie dann noch leichter intern und den Dienstleistern gegenüber den Durchblick behalten, können Sie sich mehr darum kümmern an Ihrem Unternehmen zu arbeiten, statt nur in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Eine digitale Kommunikationsplattform hilft Ihnen dabei.

• Dokumente wie Teilungserklärungen, Abrechnungen und Wirtschaftspläne per Plattform und App bereitstellen

• Vorgänge wie Schadensbehebungen im Objekt transparent kommunizieren

• Über ein intuitives Ticketsystem sehen alle Bewohner jeweils, welchen Stand ein Vorgang hat

• keine Doppelmeldungen und redundante Nachfragen

• Über interne Notizen und Zuweisungen von Themen, sind ständig alle Mitarbeiter auf dem Laufenden

• Terminankündigungen und Absprachen zu z.B. Eigentümerversammlungen nicht viele Male mit einzelnen Eigentümern führen

• Einfache Bereitstellung von Rechnungsunterlagen für Verwaltungsbeiräte - auch unterjährig

Durch schrittweise Einführung müssen Sie nicht Ihre Arbeitsweise von heute auf morgen komplett ändern. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

• hausify ist Ihr kostenloses Kundenportal – registrieren Sie sich jetzt, wir helfen Ihnen bei der Einrichtung und den ersten Schritten.

Jetzt Hausverwaltung digitalisieren

Per „smart hack“ zum CRM für Hausverwaltungen Teil 1

Wir haben uns gewundert, warum ein Kunde einen Hauswart hatte, der in allen seinen Liegenschaften angemeldet wurde – ein sehr arbeitsamer Zeitgenosse offensichtlich. Als wir uns in einem Feedbackgespräch mit der Verwaltung darüber unterhalten haben, kam nach ein wenig hin und her Licht ins Dunkel. Die Hausverwaltung nutzt einen einfachen und schlauen Weg um ein länger bestehendes Problem zu beseitigen.

Unser Kunde ärgerte sich immer wieder darüber, dass er zu Außenterminen viele Unterlagen und ganze Ordner mitschleppen musste. Er ist viel in Objekten unterwegs und benötigt je nach Termin Schließpläne, Lagepläne, Informationen zur Schaltung der Klingelanlage, zu der Elektroverteilung und so weiter. Weil es schnell gehen muss, nahm er immer alles mit. Vom Büro runter ins Auto, ins Objekt und wieder zurück. IKEA-Taschen sind dabei oftmals noch das Werkzeug der Wahl. Nicht nur war das Tragen der Unterlagen unangenehm. Man muss Papierunterlagen am besten auch sofort wieder ins Büro zurückbringen. Also im Notfall nochmal ein Umweg ins Büro nach dem letzten Termin.

Unser Kunde machte schlicht folgendes:

Er nutzte die Funktion der Dokumentenbereitstellung nach Rollen in hausify. Unter der Rolle Hauswart wurden für jede Liegenschaft die relevanten Dokumente hochgeladen. Ein Kontakt mit der Rolle Hauswart kann in hausify auch ohne Dienstleistermodul über die Bewohner App auf für ihn freigegebene Dokumente zugreifen. Alle im Außendienst tätigen Mitarbeiter haben also auf den Tablets, mit denen sie unterwegs sind, seitdem Zugang zu allen hochgeladenen Dokumenten.

Natürlich haben wir uns auch die Frage gestellt, warum nicht USB Sticks genutzt werden oder ein Clouddienst wie Google Drive...oder warum die Daten nicht einfach auf dem Laptop gespeichert werden. Aber auch darauf gab es klare Antworten: Laptops hat keiner dabei und Tablets haben zu wenig Speicherplatz. Außerdem muss man dann mehrere Geräte up-to-date halten. Mit dem letzten Argument fällt auch der USB Stick aus. Und in einem einfachen Cloud-Speicher muss man die Liegenschaftsstruktur als Ablage wieder aufbauen und die einzelnen Mitarbeiter einladen. Die dann zum Teil auch noch ihren Login vergessen, wenn sie einmal auf ein Dokumente zugreifen müssen. Auf den Tablets der Hausverwaltung ist einfach der Login Button zur App auf dem Desktop abgelegt.

Unser innovativer Kunde war zu Anfang unsicher, ob er uns verraten soll, dass er das Dokumentenmanagementsystem als Einstieg in ein CRM nutzt. Die Befürchtung war unnötig. Wir fanden die Idee schlicht super und wünschen uns noch viel mehr „smart hacks“ unserer Kunden. Wir werden nun die Rollen besser ausdefinieren, damit der „echte Hauswart“ auch wieder besser eingebunden werden kann.

Und mobile Dokumentenmitnahme für Ihre Mitarbeiter im Außendienst bleibt natürlich weiter möglich.

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