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Vorgangsmanagement für Hausverwaltungen

Das Mitteilungssystem ist der Kern Ihrer digitalen Kommunikationslösung. Mit dem Digitalen Aushang informieren Sie Ihre Kunden schnell über neue Termine oder anstehende Arbeiten im Objekt, mit dem Dokumentenmanagement stellen Sie den Bewohnern wichtige Dokumente rund um die Uhr und ortsunabhängig zur Verfügung. Das Mitteilungssystem geht einen Schritt weiter und erlaubt Ihnen Kommunikation aktiv zu gestalten und zu lenken. Lassen Sie Schadensmeldungen oder Anfragen über die Bewohnerapp und das Bewohnerportal zu.  Mitteilungen Ihrer Bewohner bilden nach Erstellung  Tickets und sind in Worklflows eingebunden. Binden Sie Ihre Dienstleister  mit ein und automatisieren Sie die Beauftragung ausgewählter Vorgänge je nach Wunsch in der Konfiguration der Workflows im Ticketingsystem. Um jederzeit ein einheitliches und hohes Qualitätsniveau zu gewährleisten, hat hausify zusammen mit dem Deutschen Institut für Normung (DIN e. V.) und Partnern aus der Wohnungswirtschaft die DIN SPEC 77008 “Anforderungen an einen digitalen End-to-End-Prozess zwischen Bewohner, Immobilienmanager und Dienstleister” erstellt und Anfang 2019 veröffentlicht. Die Prozessgestaltung unseres Ticketingsystems folgt den Vorgaben der DIN SPEC 77008.

Nutzen Sie das hausify Dokumentenmanagementsystem (DMS) um das Problem des unnötigen Aufwands und der unzufriedenen Kunden einfach ins Gegenteil zu verkehren.

Mitteilungen in hausify sind das stärkste Werkzeug um Ihre Bewohner aktiv einzubinden, unnötige Kommunikation zu vermeiden und Transparenz zu erzeugen. In weiteren Schritten nutzen Sie das Ticketingsystem um Mitarbeiter und Dienstleister einzubinden und Prozesse zu automatisieren. Sie entscheiden über Geschwindigkeit und Umfang der  Neuerung. Hausverwaltungen, die bereits Schadensmeldungsformulare auf Ihren Webpages nutzen, können Ihren Kunden die Meldungsfunktion per Bewohnerapp zusätzlich anbieten, ohne ihre internen Prozesse zu ändern.

Mitteilungen können von Bewohnern oder der Hausverwaltung als privat oder öffentlich verfasst werden. 

  • Private Mitteilungen werden zwischen einem Bewohner und der Hausverwaltung geteilt, und sind nur für die Hausverwaltung und den jeweiligen Bewohner einsehbar. Bewohner und Hausverwalter können private Mitteilungen initiieren und darauf antworten. Statusänderungen oder Löschungen kann nur der Hausverwalter vornehmen. Private Nachrichten werden meist bei Fragen rund um das Sondereigentum oder bei Rückfragen zu Abrechnungen verwendet.

  • Öffentliche Mitteilungen sind für alle Bewohnern und der Hausverwaltung  sichtbar. Bewohner, Hauswarte und Hausverwalter können öffentliche Mitteilungen initiieren  und darauf antworten. Statusänderungen oder Löschungen kann nur der Hausverwalter vornehmen. Die Hausverwaltung kann Dienstleister mit einbeziehen, um einen Vorgang zu bearbeiten zu lassen. Öffentliche Nachrichten werden für alle Themen und Vorgänge das Gemeinschaftseigentum betreffend verwendet.

  • Die Sichtbarkeit von Mitteilungen für Bewohner und Dienstleister können Sie auch über die Rollen steuern. Soll eine Mitteilung nur für Eigentümer aber nicht Mieter zu sehen sein, entfernen Sie die Rolle Mieter in der betreffenden Mitteilung.

  • Bewohner können außerdem wählen, ob sie eine  Mitteilung anonym erstellen wollen. In diesem Fall sieht nur die Hausverwaltung, jedoch nicht die anderen Bewohner, wer eine Mitteilung verfasst hat.

  • Einer Mitteilung wird bei der Erstellung eine Kategorie zugewiesen. Die Kategorie „Allgemein“ steht immer zur Verfügung, weitere Kategorien bestimmt die Hausverwaltung. Kategorien helfen dem Bewohner seine Mitteilung besser darzustellen, als Hausverwalter wissen Sie schneller, um was es geht. Wenn Sie die Dienstleisteranbindung im Ticketingsystem nutzen, ist die Kategorie einer der Faktoren, mit denen Sie den Automatisierungsgrad des Prozesses festlegen.

  • Einer Mitteilung kann ein Foto hinzugefügt werden. Speziell bei Schäden eine sinnvolle Maßnahme.
    Mitteilungen können in Ihrer Abarbeitung vier Status durchlaufen. Bei Erstellung ist eine Mitteilung immer Offen. Wenn der Hausverwalter die Bearbeitung veranlasst, ist der Status Freigegeben. Dem folgt der Status In Bearbeitung und schließlich Erledigt. In der Basisversion kann nur der Immobilienverwalter Statusänderungen vornehmen. Wenn Sie das Ticketingsystem mit Dienstleistereinbindung nutzen, wird der Status In Bearbeitung und Erledigt je nach Workflowkonfiguration durch Dienstleister bearbeitet.
     

Vorteile der hausify Mitteilungen für Immobilienverwalter:

  • Mitteilungen sind eine Basisfunktion der hausify Kommunikationslösung und in jedem Paket enthalten. Dies beinhaltet private und öffentliche Mitteilungen zwischen der Hausverwaltung, Bewohnern und eine erste Einbindung von Hauswarten und Dienstleistern in den Kommunikationsfluss

  • Erweitern Sie das Mitteilungssystem zu einem vollen Ticketingsystem und automatisieren Sie Workflows per  Liegenschaft und Mitteilungskategorie nach Wunsch

  • die Hausverwaltung ermöglicht Ihren Kunden 24/7 Zugriff auf ein Kommunikationssystem. Sie senken  damit Emails und Telefonanrufe. Mitteilungen enthalten immer die wichtigsten Information:  wer, wo, was

  • Öffentliche Mitteilungen schaffen Transparenz: mit einem Update erreichen Sie alle Nutzer der Bewohnerapp.

  • Öffentliche Mitteilungen sind für alle Bewohner sichtbar und Sie vermeiden Doppelmeldungen.
    Private Mitteilungen erlauben schnelle und unkomplizierte Kommunikation zu einem Bewohner. Die Kommunikation wird in einem professionellen Umfeld dokumentiert – nicht wie bei z.B. WhatsApp

  • Steuerung der Sichtbarkeit der Mitteilungen durch Auswahl von Rollen (Mieter, Eigentümer, Beirat, Dienstleister)

  • Anhängen von Fotos möglich

  • Vier Status zeigen den Fortschritt eines Vorgangs an. In enger Anlehnung an die DIN SPEC 77008

  • Das Benachrichtigungssystem informiert Ihre Kunden oder Dienstleister per Email über neu erstellte oder geänderte Mitteilungen. Sie ziehen Bewohner damit vermehrt auf Ihre digitale Kommunikationslösung und reduzieren Telefonanrufe und Emails zu Standardthemen weiter 
    Sicherstellung eines hoher Qualitätsniveaus durch Anwendung der DIN SPEC 77008 “Anforderungen an einen digitalen End-to-End-Prozess zwischen Bewohner, Immobilienmanager und Dienstleister”

Vorteile für Ihre Kunden:

  • Zugriff über die Bewohnerapp. Dadurch muss sich ein Bewohner kein zusätzliches Passwort merken, welches er nur ab und an benötigt. Auch Eigentümer, die nicht im Objekt leben oder auf Reisen sind, sind jederzeit auf dem aktuellen Stand das Objekt betreffend

  • 24/7 Zugang zu den Mitteilungen

  • Deutlich höhere Transparenz und Zufriedenheit, da Öffentliche Mitteilungen für alle Bewohner sichtbar sofort sichtbar sind.

  • Die Transparenz erhöht sich durch die Anzeige der Antwort des Hausverwalters und des  Statusfortschritts in der Bewohnerapp 

  • Gefühl aktiv an den Geschehnissen im Objekt beteiligt zu sein, statt als Zuschauer keinen Einfluss zu haben

Das Ticketingsystem der hausify Mitteilungen ist ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung Ihrer Hausverwaltung durch Prozessautomatisierung und Worklflowmanagement. Sie können Schritt für Schritt vorgehen und gewöhnen Ihre Mitarbeiter langsam an neue Arbeitsweisen und bieten Ihren Kunden vom ersten Tag an einen spürbaren Mehrwert. Sie erweitern das Mitteilungsmodul je nach Bedarf und Wunsch zum vollen Ticketingsystem.

Tipps zum Einstieg in die Mitteilungen:

  • Überlegen Sie sich welche Kategorien für Ihre Kunden am relevantesten sind? Fragen Sie ruhig Ihre Bewohner und Mitarbeiter welche Themen dies sind. 

  • Starten Sie mit Kategorien, die relevant sind für Ihre Kunden und zu denen die Sie in Ihrer täglichen Arbeit viele Anfragen bekommen. So überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht.

  • Beantworten Sie Mitteilungen Ihrer Bewohner schnell und auf den Punkt. Auf diesem Weg gewöhnen sich Ihre Kunden an den neuen Kommunikationskanal und Sie reduzieren das Aufkommen von Emails und Telefonanrufe schneller.

  • Nutzen Sie private Mitteilungen, um Informationen oder Fragen unkompliziert bei einzelnen Eigentümern zu platzieren. Auch das ist ein Weg, um Eigentümer an die Bewohnerapp zu gewöhnen. 

  • Identifizieren Sie Vorgänge, die sich in einem Objekt häufig wiederholen und von einem bestimmten Dienstleister eine bestimmte Aktion verlangen. Diese Vorgänge können Sie im Ticketingsysstem über einen Workflow automatisieren. Wenn der Hausmeisterdienst immer die Glühbirnen wechselt, können Sie eine Mitteilung über eine fehlende Glühbirne auch direkt an den Hauswart weiterleiten lassen. Der Hauswart aktualisiert den Status und informiert über die Bewohnerapp Ihre Kunden. Alternativ können Sie selbstverständlich in den Ablauf eingreifen.

  • Werten Sie aus, was Ihre Bewohner immer wieder bewegt, oder welche Schäden oder Vorgänge sich häufen und gehen Sie aktiv darauf ein. Ihre Reputation als gute Hausverwaltung wird steigen.