Aus Meldungen werden klare Vorgänge
Ticketsystem für Hausverwaltungen und objektbasierte Organisationen
Das hausify Ticketsystem bündelt Meldungen, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fotos, Nachrichten und Status an einem Ort. Aus jeder Anfrage, Schadensmeldung oder internen Aufgabe wird ein nachvollziehbarer Vorgang.
Die Prozessgestaltung folgt der DIN SPEC 77008, die hausify als Projektleiter beim DIN mitentwickelt hat.
NEU
Die Meldung liegt vor. Die Bearbeitung hat noch nicht begonnen.
IN BEARBEITUNG
Die Bearbeitung läuft. Der Vorgang ist aber noch nicht abgeschlossen.
ERLEDIGT
Der Vorgang ist abgeschlossen und für alle Beteiligten weiterhin einsehbar.
ARCHIVIERT
Nur noch für Ihre Mitarbeitenden sichtbar. Für ältere Vorgänge.
Die 4 Status im Ticketsystem
Ein System für Vorgänge rund um ihr Objekt
Meldungen entstehen oft an vielen Stellen: per E-Mail, Telefon, App, Zuruf oder über einzelne Mitarbeitende. hausify bringt diese Informationen in eine klare Struktur.
Jede Meldung wird als Ticket angelegt und mit den wichtigsten Angaben verbunden:
Objekt oder Standort, Kategorie, Beschreibung, Foto oder Dokument, zuständige Person, Sichtbarkeit und Status.
So bleibt der Vorgang im System sichtbar und verschwindet nicht in einzelnen Postfächern, Chatverläufen oder persönlichen Notizen.
Kein Chat. Kein Postfach. Ein Vorgang.
Bündelt Meldungen und Zuständigkeiten an einem Ort.
Jede Meldung wird ein Vorgang mit Objekt, Kategorie und Status. Das Ticket ist für alle Berechtigten sichtbar.
Lückenlose Historie
Jede Statusänderung, jede Nachricht und jede Zuweisung steht mit Zeitstempel am Vorgang. Auch Monate später ist belegt, wer wann was veranlasst hat.
Externe ohne Zugang
Ein Handwerker, der hausify nicht nutzt, wird über seine E-Mail-Adresse eingebunden. Seine Antwort auf die Benachrichtigungsmail landet wieder im Ticket.
Privat oder öffentlich
Nur gerichtete Kommunikation, keine Gruppenchats. Keine Kommentare. Private Tickets sind eine 1:1 Kommunikation. Öffentliche Tickets beantwortet nur die Verwaltung.
Interne Notizen
Beliebig viele Notizen je Vorgang, jede mit Zeitstempel, sichtbar nur für Ihr Team. So ist auch die Vertretung sofort auskunftsfähig - im hausify Mini-CRM.
Unteraufgaben
Dienstleister binden Sie im selben Vorgang ein. Unteraufgaben sind immer privat, haben keinen eigenen Status und werden mit dem Hauptticket abgeschlossen.
Kategorien und Fotos
Die Kategorie „Allgemein“ gibt es immer, weitere geben Sie selbst frei. Fotos und Dokumente hängen direkt am Vorgang. Gerade bei Schäden spart das eine Nachfrage.
FAQ
Häufige Fragen zum Ticketsystem
1. Was ist das hausify Ticketsystem?
Das hausify Ticketsystem ist ein digitales System für Meldungen, Aufgaben, Rückfragen und Vorgänge rund um Objekte, Standorte und Einheiten. Jede Meldung wird einem Vorgang zugeordnet und erhält Kategorie, Status, zuständige Person, Verlauf, Fotos und Dokumente. So bleibt nachvollziehbar, was gemeldet wurde, wer zuständig ist und welcher Bearbeitungsstand gilt.
2. Ist hausify ein Chat?
Nein. hausify ist bewusst kein Chat und kein Gruppenchat. Kommunikation wird gerichtet, dokumentiert und einem konkreten Vorgang zugeordnet. Öffentliche Tickets können nach der Erstellung durch das zuständige Team beantwortet werden, damit keine unkontrollierten Kommentarketten entstehen.
3. Wie unterscheidet sich hausify von E-Mail oder einem gemeinsamen Postfach?
In einem Postfach liegen Nachrichten oft verstreut, ohne eindeutigen Status, Zuständigkeit oder Objektbezug. In hausify wird jede Meldung zu einem Vorgang mit klarer Zuordnung, Verlauf, Status und verantwortlicher Person. Dadurch reduziert sich Suchaufwand, und Vorgänge bleiben auch bei Vertretung oder Zuständigkeitswechsel nachvollziehbar.
4. Können externe Dienstleister eingebunden werden?
Ja. Externe Kontakte wie Dienstleister, Handwerker oder operative Beteiligte können per E-Mail eingebunden werden, auch ohne eigenen hausify-Zugang. Antworten sie auf die Benachrichtigung, wird die Antwort automatisch dem richtigen Ticket zugeordnet.
5. Lässt sich ein Vorgang später nachvollziehen?
Ja. Verlauf, Zuweisungen, Nachrichten, interne Notizen und Statuswechsel bleiben am Vorgang gespeichert. Dadurch lässt sich auch später belegen, was gemeldet wurde, wer zuständig war, wann eine Änderung erfolgt ist und welche Maßnahmen veranlasst wurden.