Ticketsystem für Hausverwaltungen

Wir haben einen neuen Status eingeführt und ein einfach zu bedienendes Drag&Drop Kartensystem in der Ticketübersicht eingeführt.

 

Ebenso im neuen Gewand kommen die Erstellung von Tickets und das Editieren daher.

Das neue Ticketsystem erlaubt Unteraufgaben zu einem Ticket und ermöglicht damit die Kommunikation mit einem Hauswart, dem Verwaltungsbeirat oder einem externen Dienstleister in einem Vorgang. Wir haben damit ein komplettes Vorgangsmanagement geschaffen und erweitern die Einsatzmöglichkeiten für Sie. Diese Funktion stellen wir nächste Woche im Detail vor.

Das neue Design des Ticketsystems

In der Ticketübersicht finden Sie vier Spalten, die jeweils den Bearbeitungsstand, also den Status, eines Tickets zeigen. Das zuletzt bearbeitete Ticket wird immer als erstes, also ganz oben angezeigt.

 

Auf den einzelnen Kärtchen finden Sie links oben die Kategorie und rechts das Erstellungsdatum (nicht das Datum der letzten Änderung). Prominent in der Mitte steht der Titel des Tickets und darunter die betroffene Liegenschaft. Darunter sehen Sie, wann das Ticket zuletzt geändert wurde. Ganz unten links steht die Ticketnummer und rechts erscheinen Symbole für: 

 

  • es gibt Antworten zu dem Ticket (meist von Ihnen an den Ersteller), 

  • es gibt Anhänge (Fotos) und 

  • es gibt Unteraufgaben zu dem Ticket.

Die 4 Status des Ticketsystems

Es stehen folgende 4 Status zur Verfügung.

Neu. Also alle Tickets, deren Bearbeitung noch nicht begonnen wurde.

In Bearbeitung. Alle Tickets, die begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurden.

Erledigt. Alle Tickets, die abgeschlossen.

Archiviert. Alle Tickets, die aus den Mitarbeitern der Verwaltung niemand mehr sehen sollte. Das können erledigte Tickets sein, die zu alt sind, um sie noch anzuzeigen in der Mieter- / Eigentümer-App, oder Tickets, die sie nicht auf Erledigt setzen wollen, die Ihre Kunden aber auch nicht mehr sehen sollen.

 

Der Status eines Tickets ändert sich nicht automatisch. Sie entscheiden also selbst, welchen Status ein Ticket hat. Ihren Kunden wird in der App jedes Ticket mit Status Neu, In Bearbeitung, Erledigt angezeigt.

 

Den Status eines Tickets ändern Sie durch einfachen Ziehen des Kärtchens in eine andere Spalte. Sie können dabei nach links und rechts ändern. Und selbstverständlich können nur Mitarbeiter der Verwaltung einen Status ändern.

Eigene Tickets erstellen (Verwalter-Tickets)

Wenn Sie beispielsweise ein Mieter telefonisch über etwas informiert hat, was von Belang für die gesamte Liegenschaft ist, können Sie auch selbst ein Ticket eröffnen. 

In der Übersicht dazu einfach auf NEUES TICKET ERSTELEN klicken. Ihnen stehen dann dieselben Felder zur Verfügung wie Ihren Kunden.

 

Ein Ticket hat immer Status Neu nach Fertigstellung. Denken Sie auch hier daran, ob Sie mit einem oder mehreren ausgewählten Kontakten (Freigabe: privat) oder allen Kontakten einer oder mehrere Rollen (Freigabe: öffentlich) kommunizieren wollen.