Unteraufgaben und externe Kontakte

  • Mit Unteraufgaben können Sie Informationen aus einem Ticket mit unterschiedlichen Kontakten teilen. Z.B. den Hauswart beauftragen einen Schaden zu beheben, und später die Eigentümer über den Stand informieren. 
     

  • Antworten per Email auf Benachrichtigungsemails eines Tickets, werden jetzt ebenfalls im Ticket angezeigt. 
     

  • Sie können jetzt auch Kontakte in Tickets einbinden, die entweder gar nicht in hausify angelegt sind, oder die Ihren Account nicht bestätigt haben. Diese Kontakte werden per Email eingebunden.

Warum Unteraufgaben?

Manche Tickets und Anfragen benötigen keine große Abstimmung, der Vorgang ist mit einer Antwort erledigt. Zur Erledigung der meisten Tickets ist jedoch das Hinzuziehen weiterer Personen oder Dienstleister nötig.

 

Wenn es sich z.B. um eine Schadensmeldung im Gemeinschaftseigentum handelt, kann es ein, dass sie den Hauswart mit der Prüfung oder Behebung beauftragen wollen. Bevor Sie den Eigentümern Bescheid geben, wann der Schaden behoben wird, müssen Sie sich jedoch kurz mit dem Hauswart absprechen. Öffnen Sie aus dem Ticket heraus eine Unteraufgabe und die Kommunikation mit dem Hauswart ist immer dem Ticket zugeordnet, dokumentiert und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Verwaltung jederzeit einsehbar.

 

Kommunikation mit einem Hauswart ist dabei noch ein einfaches Beispiel. Sie können mit Unteraufgaben auch ein Hauswartsteam, einen Hauswart und einen externen Dienstleister oder die Beiräte in ein bestimmtes Ticket einbeziehen. Damit bündeln Sie Ihr Vorgangsmanagement und eliminieren Medienbrüche in der Kommunikation. Alle relevanten Kommunikationsstränge zu einem Vorgang sind an einem Ort zu finden.

Erstellen von Unteraufgaben

Unteraufgaben sind immer Teil eines Tickets. Sie werden daher aus der Detailansicht eines bestehenden Tickets erstellt.

 

Die Felder Liegenschaft und Kategorie sind vorbelegt. Den Betreff können Sie neu eingeben, um Hauswart oder Dienstleister gegenüber schon im Titel klar mitzuteilen, um was es geht und was Sie erwarten.

 

Es handelt sich bei Unteraufgaben immer um private Tickets. Auf private Tickets können alle beteiligten Kontakte antworten, auf öffentliche Tickets kann nur ein Verwalter antworten. Mehr zu privaten vs öffentlichen Tickets in unserem Artikel zum Rollenmanagement. Fügen Sie hier also alle benötigten Kontakte hinzu. Angezeigt werden Ihnen Kontakte, die der jeweiligen Liegenschaft zugewiesen sind. 

 

Die Beschreibung ist Ihre Nachricht an die beteiligten Kontakte und erscheint in der App bzw. in der Email. Hier können Sie auch Anhänge anfügen.

 

Die internen Notizen sind nur für Sie und Kolleginnen und Kollegen gedacht. Keiner der anderen Beteiligten bekommt diese zu Gesicht.

Arbeiten mit Unteraufgaben

Wenn Sie in der Ansicht eines Tickets auf eine vorhandene Unteraufgabe klicken, sind Sie im Bearbeitungsfenster des Untertickets.

 

Die beteiligten Kontakte können das Ticket in der App bearbeiten.  Oder noch einfacher: sie antworten auf die Benachrichtigungsemail. In beiden Fällen wird die Antwort im Fenster der Unteraufgabe angezeigt. Die Beteiligten sehen die Antworten selbstverständlich in der App. 

 

Sie können ebenfalls weiter im Unterticket schreiben, und über den Editierbutton auch weitergehende Änderungen vornehmen. Sie können den Kreis der beteiligten Kontakte ändern, weitere Anhänge hinzufügen oder die internen Notizen erweitern.

 

Wenn die Unteraufgabe geklärt ist, werden Sie normalerweise im Hauptticket den Status mitteilen und am Ende das Hauptticket auf Erledigt setzen. Unteraufgaben haben keinen eigenen Status und werden mit dem Hauptticket erledigt oder archiviert.

Externe Kontakte per Email einbinden

Es wird vorkommen, dass Sie einen Dienstleister oder eine andere Person zur Mitarbeit auffordern wollen, diese Person jedoch kein Account in hausify hat. 

 

In diesem Fall fügen Sie die Person bei der Erstellung der Unteraufgabe hinzu. Neben dem Dropwdown-Menü mit den Kontakten, die der Liegenschaft zugewiesen sind, finden Sie dazu ein kleines Plus-Symbol. Sie benötigen die Emailadresse des Kontaktes. Vor- und Nachname können Sie frei belegen, also auch den Namen und den Firmennamen nutzen.

Externe können per E-Mail antworten

Eine auf diese Weise hinzugefügte Person bekommt die Unteraufgabe per Email. Wenn die Person auf diese Email antwortet, wird diese Antwort wiederum in der Unteraufgabe in hausify angezeigt und ist für alle Beteiligten sichtbar.

 

Sie können also ab sofort Vorhaben komplett in hausify darstellen, unabhängig davon, ob ein Dienstleister hausify benutzt. Das hin und her zwischen Email und Kommunikationsportal entfällt!

 

Kontakte, die Sie in einem spezifischen Subticket angelegt haben, werden mit der Rolle “externer Kontakt” als Kontakt gespeichert. Wenn Sie den Kontakt also später als normalen hausify Kontakt verwalten wollen, müssen Sie nur die Rolle ändern und den Kontakt einladen.