Mini-CRM und für interne Notizen

Innerhalb eines Tickets können Sie nun interne Notizen hinterlassen. Sollte ein Ticket doch von mehr als einer Person bearbeitet werden, oder z.B. ein Kollege eine Kollegin vertritt, kann der aktuelle Stand genau da hinterlassen werden, wo er auch hingehört.

Warum interne Notizen?

Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen läuft oft über die berühmten gelben Klebezettel. Ein Szenario: Eine Kollegin nimmt einen Außentermin wahr, ein Kollege ist ab 13 Uhr nicht mehr im Büro. Ruft nun ein Eigentümer, der Hauswart oder ein Dienstleister an und möchte den Stand zu einem Vorgang wissen, sind Sie oft nicht aussagefähig oder suchen den gelben Klebezettel. 

 

Interne Notizen sollen genau diesen Fall vermeiden. Wenn Sie sich des Falles einer Kollegin annehmen müssen, dann sehen Sie im Ticket, welche Informationen diese hinterlassen hat. Da jeder Eintrag automatisch mit einem Zeitstempel versehen wird, wissen Sie auch wie aktuell die Information ist.

 

Da mit hausify die Anzahl der telefonischen Nachfragen abnehmen und stattdessen Rückfragen im Ticket gestellt werden, sind die internen Notizen auch immer schnell zu finden.

Erstellen von Internen Notizen

Eine interne Notiz gehört immer zu einem Ticket. 

 

Wenn Sie ein neues Ticket anlegen oder ein bestehendes Ticket editieren, können Sie eine interne Notiz hinzufügen. hausify erzeugt dabei für jeden neuen Eintrag automatisch einen Zeitstempel. Wenn Sie nun noch den Bearbeiternamen hinzufügen - und natürlich die Notiz selbst - haben Sie begonnen eine interne Chronik der Vorgangsbearbeitung zu schaffen.

 

Sie können einem Ticket beliebig viele interne Notizen hinzufügen und können sich mit Kolleginnen darüber auch zu einem Ticket austauschen.

 

Unteraufgaben verhalten sich hier wie eigene Tickets: auch hier können Sie Notizen einfügen. Organisatorisch stellt sich die Frage, ob Sie das auf der Ebene des Haupttickets oder in Unteraufgaben machen wollen.

Zuweisen eines Verwalters zu einem Ticket

Es wird vorkommen, dass ein Ticket bei einer bestimmten Person im Ticketfilter auftauchen soll, obwohl die Verwalterin der Liegenschaft nicht zugewiesen ist. So kann ein Kollege der Experte bei RWA-Anlagen sein, oder eine Kollegin Dienstleister X besonders gut kennen und der Vorgang genau dieses Wissen benötigen.

 

Wenn Sie ein Ticket oder eine Unteraufgabe editieren, können jederzeit einen Verwalter hinzufügen. Der Kontakt muss als Mitarbeiter angelegt sein, er muss aber nicht der Liegenschaft zugewiesen sein. Ab diesem Zeitpunkt sieht der Mitarbeiter das Ticket in seiner Ticketübersicht, wenn er mir zugewiesene Tickets auswählt. Und er bekommt ab dann auch Email-Benachrichtigungen, wenn sich in dem Ticket etwas ändert.

Tipp: Mitarbeiter anlegen und Liegenschaften zuweisen

Mitarbeiter legen Sie am besten manuell an. Im Menü Kontakte auf Erstellen gehen, und dann “Kontakt ist Mitarbeiter der Immobilienverwaltung und erhält Zugang zum hausify Verwalterfrontend (Administrator)” anwählen. 

 

Sobald Sie den Mitarbeiter einladen und er sich angemeldet hat, kann er über den Profilbutton rechts oben und dann Meine Liegenschaften eine Übersicht der Liegenschaften Ihrer Immobilenverwaltung aufrufen. In dieser Übersicht wiederum wählt er aus, welche Liegenschaften ihm zugeordnet sein sollen.

 

Den Ticketfilter in der Ticketübersicht dann einfach auf nur zugewiesene Liegenschaften stellen, um Liegenschaften von Kolleginnen auszublenden. Jeder Mitarbeiter kann (wenn er will) alle Tickets sehen, um im Fall der Fälle immer reagieren zu können.