Stammdaten von Hausverwaltungen
hausify ist ein Kundenportal mit Eigentümer- und Mieterapp für Hausverwaltungen. Also benötigen wir als Stammdaten die Liegenschaften und die Kontakte, sprich Eigentümer, Mieter, Dienstleister und Mitarbeiter der Verwaltung.
Es geht bei hausify darum Ihnen Arbeit abzunehmen, daher beschränken wir den Umfang der Stammdaten auf das nötige Minimum. Ein Mehr an unnötigen Daten bedeutet am Ende nur einen höheren Pflegeaufwand und ein steigendes Potenzial für Fehler.
Außerdem spricht für eine Beschränkung der Stammdaten, dass Ihr Verwaltungsprogramm immer das führende System bleibt. Und Sie wollen definitiv nicht mehr Daten im Kundenportal (im folgenden System) pflegen, als im führenden System.
Stammdaten in Hausverwaltungen
Liegenschaften haben in hausify einen Namen und eine Adresse. Zusätzlich definieren Sie Wohneinheiten. Name der Liegenschaft und Wohneinheit übernehmen Sie dabei normalerweise aus Ihrem Verwaltungsprogramm.
Kontakte können neben Anrede, Namen und Adressen auch Emailadressen und Telefonnummern enthalten. Eine Emailadresse ist nicht nötig, um den Kontakt anzulegen, jedoch können Sie den Kontakt nur zur Nutzung Ihres Kundenportals einladen, wenn Sie eine Emailadresse hinterlegt haben. Jedem Kontakt wird eine Liegenschaft und eine oder mehrere Wohneinheiten zugewiesen. Und jeder Kontakt wird einer oder mehreren Rollen zugewiesen (die Rollen haben wir einem früheren Beitrag ausführlich vorgestellt).
Mit diesen Stammdaten sind Sie bereit, hausify voll zu nutzen. Alles, was in hausify passiert, bezieht sich immer auf konkrete Kontakte oder Kontakte bestimmter Rollen in einer ausgewählten Liegenschaft. Dazu sind nicht mehr Stammdaten nötig, als wir eben besprochen haben.
Integration von hausify mit Hausverwaltungsprogrammen
Die Frage, ob es bequem ist, die Stammdaten des Hausverwaltungsprogramms fest mit dem Kundenportal zu verknüpfen und automatisch abzugleichen, ist einfach zu beantworten: ja! Die Antwort auf die Frage, ob es sinnvoll ist, ist oft ein “es kommt drauf an".
hausify ist ein offenes System und wir können einen automatischen Stammdatenabgleich mit einem Hausverwaltungsprogramm einrichten. Die Hausverwaltungsprogramme, die der überwiegende Teil unserer Kunden nutzt, öffnen jedoch ihrerseits Ihre Systeme nicht. Und in den Fällen, in denen die grundlegende Bereitschaft dazu besteht, sind die Kosten meist deutlich zu hoch für eine kleine oder mittlere Hausverwaltung.
Wenn Sie sich mit uns die Möglichkeiten einer Integration in Ihr Hausverwaltungsprogramm ansehen wollen, sprechen Sie uns gerne an.
Vollautomatischer Stammdatenimport in hausify
Auch ohne volle Integration Ihres Hausverwaltungsprogramms mit hausify möchten Sie die Daten schnell, ohne manuellen Aufwand und ohne Übertragungsfehler in Ihr Kundenportal übertragen.
hausify ermöglicht Ihnen dies mit unserer Importfunktion.
Wir nehmen in den manuellen Import der Stammdaten komplett ab. Sie stellen uns Liegenschafts-, Eigentümer- oder Mieterlisten - also einen Download der Stammdaten einer Liegenschaft - zur Verfügung und wir laden diese im Hintergrund vollautomatisch hoch.
Wir bevorzugen dabei Ihre Dateien in XLS oder CSV, können aber auch WORD und PDF verarbeiten. Wir planen den Importer unseren Kunden zukünftig auch zur eigenen Nutzung zur Verfügung zu stellen. Bis dahin nutzen Sie bitte die Übergabefunktion für Stammdaten im hausify Dashboard.
In jedem Fall müssen Sie mit hausify Stammdaten nicht manuell anlegen und sparen sich und Ihrem Team Stunden über Stunden an manueller Arbeit. Den Import von Liegenschaften und Kontakten erledigen wir für unsere Kunden kostenlos.
Tipp: Stammdatenpflege ist Minutensache
Wenn sich Stammdaten ändern gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Wir können zum einen die Stammdatenimportdatei nochmals hochladen. In diesem Fall bewirkt dies eine Massenänderung aller geänderten Kontakte in dieser Liegenschaft. Oder Sie ändern den betroffenen Datensatz manuell.
Während das Anlegen von Stammdaten sehr zeitaufwändig ist, kostet einen das manuelle Ändern von Stammdaten meist nur sehr wenig Zeit. Selbst, wenn es in zwei Systemen geschehen muss. Und zumindest in der WEG- und Mietverwaltung ist die Häufigkeit von Stammdatenänderungen auch nicht sonderlich hoch.
Wir erledigen die Änderungen via Importdatei gerne für Sie, in der Praxis geht es aber schneller und einfacher, wenn Sie die Änderungen in hausify direkt mit den Änderungen im Hausverwaltungsprogramm erledigen. Positiver Nebeneffekt: Sie etablieren so auch gleich einen kleinen Prozess