• Martin Schmal

Per „smart hack“ zum CRM für Hausverwaltungen Teil 1

Wir haben uns gewundert, warum ein Kunden einen Hauswart hatte, der in allen seinen Liegenschaften angemeldet wurde – ein sehr arbeitsamer Zeitgenosse offensichtlich. Als wir uns in einem Feedbackgespräch mit der Verwaltung darüber unterhalten haben, kam nach ein wenig hin und her Licht ins Dunkel. Die Hausverwaltung nutzt hausify in der normalen Version, ohne zusätzliches Dienstleistermodul oder CRM-Funktionalität. Und er hatte einen einfachen und schlauen Weg gefunden ein für ihn seit länger bestehendem Problem zu beseitigen.


Unser Kunde ärgerte sich immer wieder darüber, dass er zu Außenterminen viele Unterlagen und ganze Ordner mitschleppen musste. Er ist viel in Objekten unterwegs und benötigt je nach Termin Schließpläne, Lagepläne, Informationen zur Schaltung der Klingelanlage, zu der Elektroverteilung und so weiter. Weil es schnell gehen muss, nahm er immer alles mit. Vom Büro runter ins Auto, ins Objekt und wieder zurück. IKEA-Taschen sind dabei oftmals noch das Werkzeug der Wahl. Nicht nur war das Tragen der Unterlagen unangenehm. Man muss Papierunterlagen am besten auch sofort wieder ins Büro zurückbringen. Also im Notfall nochmal ein Umweg ins Büro nach dem letzten Termin.

Unser Kunde machte schlicht folgendes:


Er nutzte die Funktion der Dokumentenbereitstellung nach Rollen in hausify. Unter der Rolle Hauswart wurden für jede Liegenschaft die relevanten Dokumente hochgeladen. Ein Kontakt mit der Rolle Hauswart kann in hausify auch ohne Dienstleistermodul über die Bewohner App auf für ihn freigegebene Dokumente zugreifen. Alle im Außendienst tätigen Mitarbeiter haben also auf den Tablets, mit denen sie unterwegs sind, seitdem Zugang zu allen hochgeladenen Dokumenten.


Natürlich haben wir uns auch die Frage gestellt, warum nicht USB Sticks genutzt werden oder ein Clouddienst wie Google Drive...oder warum die Daten nicht einfach auf dem Laptop gespeichert werden. Aber auch darauf gab es klare Antworten: Laptops hat keiner dabei und Tablets haben zu wenig Speicherplatz. Außerdem muss man dann mehrere Geräte up-to-date halten. Mit dem letzten Argument fällt auch der USB Stick aus. Und in einem einfachen Cloud-Speicher muss man die Liegenschaftsstruktur als Ablage wieder aufbauen und die einzelnen Mitarbeiter einladen. Die dann zum Teil auch noch ihren Login vergessen, wenn sie einmal auf ein Dokumente zugreifen müssen. Auf den Tablets der Hausverwaltung ist einfach der Login Button zur App auf dem Desktop abgelegt.

Unser innovativer Kunde war zu Anfang unsicher, ob er uns verraten soll, dass er das Dokumentenmanagementsystem als Einstieg in ein CRM nutzt. Die Befürchtung war unnötig. Wir fanden die Idee schlicht super und wünschen uns noch viel mehr „smart hacks“ unserer Kunden. Wir werden nun die Rollen besser ausdefinieren, damit der „echte Hauswart“ auch wieder besser eingebunden werden kann.


Und mobile Dokumentenmitnahme für Ihre Mitarbeiter im Außendienst bleibt natürlich auch ohne Dienstleistermodul weiter möglich.


Dokumentenmanagement im Mieterportal | Bewohnerportal für Hausverwaltungen

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