Blog: Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft.

Lesen Sie hier Produkt-Updates und News zu Digitalisierung in der Immobilienverwaltung, Einrichten des digitalen Aushangs,  Tipps zum Dokumentenmanagement und Onboarding Ihrer Kunden zum Online-Portal.

Wir haben uns gewundert, warum ein Kunde einen Hauswart hatte, der in allen seinen Liegenschaften angemeldet wurde – ein sehr arbeitsamer Zeitgenosse offensichtlich. Als wir uns in einem Feedbackgespräch mit der Verwaltung darüber unterhalten haben, kam nach ein wenig hin und her Licht ins Dunkel. Die Hausverwaltung nutzt einen einfachen und schlauen Weg um ein länger bestehendes Problem zu beseitigen.


Unser Kunde ärgerte sich immer wieder darüber, dass er zu Außenterminen viele Unterlagen und ganze Ordner mitschleppen musste. Er ist viel in Objekten unterwegs und benötigt je nach Termin Schließpläne, Lagepläne, Informationen zur Schaltung der Klingelanlage, zu der Elektroverteilung und so weiter. Weil es schnell gehen muss, nahm er immer alles mit. Vom Büro runter ins Auto, ins Objekt und wieder zurück. IKEA-Taschen sind dabei oftmals noch das Werkzeug der Wahl. Nicht nur war das Tragen der Unterlagen unangenehm. Man muss Papierunterlagen am besten auch sofort wieder ins Büro zurückbringen. Also im Notfall nochmal ein Umweg ins Büro nach dem letzten Termin.

Unser Kunde machte schlicht folgendes:


Er nutzte die Funktion der Dokumentenbereitstellung nach Rollen in hausify. Unter der Rolle Hauswart wurden für jede Liegenschaft die relevanten Dokumente hochgeladen. Ein Kontakt mit der Rolle Hauswart kann in hausify auch ohne Dienstleistermodul über die Bewohner App auf für ihn freigegebene Dokumente zugreifen. Alle im Außendienst tätigen Mitarbeiter haben also auf den Tablets, mit denen sie unterwegs sind, seitdem Zugang zu allen hochgeladenen Dokumenten.


Natürlich haben wir uns auch die Frage gestellt, warum nicht USB Sticks genutzt werden oder ein Clouddienst wie Google Drive...oder warum die Daten nicht einfach auf dem Laptop gespeichert werden. Aber auch darauf gab es klare Antworten: Laptops hat keiner dabei und Tablets haben zu wenig Speicherplatz. Außerdem muss man dann mehrere Geräte up-to-date halten. Mit dem letzten Argument fällt auch der USB Stick aus. Und in einem einfachen Cloud-Speicher muss man die Liegenschaftsstruktur als Ablage wieder aufbauen und die einzelnen Mitarbeiter einladen. Die dann zum Teil auch noch ihren Login vergessen, wenn sie einmal auf ein Dokumente zugreifen müssen. Auf den Tablets der Hausverwaltung ist einfach der Login Button zur App auf dem Desktop abgelegt.

Unser innovativer Kunde war zu Anfang unsicher, ob er uns verraten soll, dass er das Dokumentenmanagementsystem als Einstieg in ein CRM nutzt. Die Befürchtung war unnötig. Wir fanden die Idee schlicht super und wünschen uns noch viel mehr „smart hacks“ unserer Kunden. Wir werden nun die Rollen besser ausdefinieren, damit der „echte Hauswart“ auch wieder besser eingebunden werden kann.


Und mobile Dokumentenmitnahme für Ihre Mitarbeiter im Außendienst bleibt natürlich weiter möglich.


Jetzt digitale Hausverwaltung einrichten


Dokumentenmanagement im Mieterportal | Bewohnerportal für Hausverwaltungen

hausify – das Kommunikationsportal für kleine und mittlere Hausverwaltungen

36 Ansichten

Standardisierung ist eine der Voraussetzungen für effiziente Skalierung. Sprich die Einnahmen steigern, ohne das die Kosten in gleichem Maße mitwachsen. Wer ab und an mit dem amerikanischen Papierformat ‘Letter’ arbeiten musste, kann sich vorstellen, wie zeitaufwändig selbst einfache Tätigkeiten ohne grundlegende Standards wären und freut sich, dass in Europa umfänglich DIN A4 usw. genutzt wird.


Standardisierung basiert immer auf den jeweils vorhandenen technischen Möglichkeiten. Neue technische Entwicklungen führen zu Prozessverbesserungen. In einem zweiten Schritt werden die Produkte oder Vorgehen auf einige wenige Standards reduziert, um die Effizienzgewinne zu maximieren. Der Treiber für Prozessoptimierung heute ist die viel genannte Digitalisierung. Sich wiederholende Vorgänge können automatisiert werden, Daten können einfach mit verschiedenen Gruppen bearbeitet werden und Kommunikationsprozesse zeitsparender gestaltet werden.


Die positiven Effekte können aber nur mit der richtigen Vorbereitung erzielt werden. Große Immobilienunternehmen richten dazu eigene Abteilungen ein. Kleine und mittlere Hausverwaltungen müssen auf externe Berater zurückgreifen oder versuchen sich selbst zu belesen, um aus dem ständig wachsenden Angebot an Lösungen für verschiedene Probleme, das für sie passende auszuwählen. Selbst dann ist aber nur den wenigsten Firmen klar, ob ihre gewählte Lösung auch in den nächsten Jahren noch aktuell, also Teil des Standards sein wird.


Immobilienverbände wie der DDIV können mit der AG Digitalisierung einen wichtigen Beitrag leisten. Das Deutsche Institut für Normung (DIN e.V.) ist ein weiterer Akteur mit großer Strahlkraft, der sich vermehrt mit dem Thema Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft auseinandersetzt. Das DIN setzt dabei neben der Arbeit in den jeweiligen Normenausschüssen auch auf die Erstellung von DIN SPECs. Dies sind von Marktteilnehmern schnell erstellte Standards, die Themen behandeln, die von den teilnehmenden Unternehmen und Institutionen definiert werden.


Zwei im April 2019 veröffentlichte SPECs, nehmen sich z.B. dem Thema Standardisierung in der Digitalisierung an:

  • DIN SPEC 77008 - Anforderungen an einen digitalen End-to-End-Prozess zwischen Bewohner, Immobilienmanager und Dienstleister, April 2019

  • DIN SPEC 91391 - Gemeinsame Datenumgebungen (CDE) für BIM-Projekte - Funktionen und offener Datenaustausch zwischen Plattformen unterschiedlicher Hersteller, April 2019

Wettbewerb


Das DIN ruft im Rahmen seines Wettbewerbs DIN CONNECT 2020 explizit zu Bewerbungen zum Thema BIM und damit der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft auf.


Die Mitarbeit an einer DIN SPEC ist die Möglichkeit eigene Ansätze zu einem Thema einzubringen. Die Beteiligung an der Erstellung eines Standards führt dazu, dass man ein Thema tiefer durchdringt. Interessante Kontakte gibt es noch dazu.

Bewerben Sie sich, wenn Sie ein Thema aus dem Bereich Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft bewegt. Wir haben bereits eine erfolgreiche Bewerbung hinter uns und engagieren uns weiter beim DIN - sprechen Sie uns an, Bewerbungen von mehreren Unternehmen oder Institutionen sind erwünscht!


hausify – die digitale Kommunikationsplattform für kleine und mittlere Hausverwaltungen


Kostenlos testen auf www.hausify.de


Oder erfahren Sie mehr - Der hausify-Rückrufservice

51 Ansichten