Success Story: Wie ein Hausmeisterservice mehrere Hausverwaltungen mit hausify strukturiert steuert

Kurzprofil

Unternehmen: HS Hausmeisterservice UG

Branche: Hausmeisterservice / Gebäudemanagement

Geschäftsmodell: B2B.

Betreuung mehrerer Hausverwaltungen

Systemrolle: Dienstleister betreibt hausify selbst (nicht die Hausverwaltung)

HS Hausmeisterservice nutzt hausify als digitale Hausmeister-Software zur strukturierten Steuerung mehrerer Hausverwaltungen im B2B-Facility-Management.

Zusammenfassung der Zusammenarbeit

HS Hausmeisterservice nutzt hausify als digitale Hausmeister-Software zur strukturierten Steuerung mehrerer Hausverwaltungen im B2B-Facility-Management.

Ausgangssituation: Viele Hausverwaltungen – keine zentrale Struktur

HS Hausmeisterservice betreut mehrere Hausverwaltungen als externe Dienstleister.

Typische Anfragen:

• Schadensmeldungen

• Reparaturaufträge

• Wartungsanfragen

• Rückfragen zum Bearbeitungsstand

  
  

Die Kommunikation lief klassisch über:

• E-Mail

• Telefon

• Einzelabsprachen

• Weitergeleitete Bewohneranliegen

  
  

Das Problem: Mit steigender Kundenzahl entstand eine strukturelles Defizit:

• Keine einheitliche Systemstruktur

• Keine zentrale Statusübersicht

• Hoher Abstimmungsaufwand

• Manuelle interne Zuordnung

• Wiederkehrende Rückfragen

Das Unternehmen suchte keine komplexe CAFM-Lösung – sondern eine klare, minimalistische, skalierbare Struktur.

Der strategische Ansatz: hausify als B2B-Serviceplattform nutzen

Statt jede Hausverwaltung ein eigenes System betreiben zu lassen, entschied sich HS für einen strategischen Perspektivwechsel:

Der Hausmeisterservice selbst wird System-Owner.

hausify wird nicht als klassische Hausverwalter-Software genutzt – sondern als:

• digitales Auftragsmanagement-System

• strukturiertes Ticketsystem

• zentrale Kommunikationsplattform

• skalierbares B2B-Frontend

  
  

Schritt 1: Technische Umsetzung: Der Hausmeisterservice übernimmt die Rolle der Verwaltung

Im Standardfall registriert sich eine Hausverwaltung selbst.

Hier ist es umgekehrt:

• HS betreibt das hausify-Backend

• HS legt Hausverwaltungen als Accounts an

• HS verwaltet alle Liegenschaften zentral

• HS bleibt organisatorischer Owner

  
  

Ergebnis: Ein zentrales B2B-Steuerungssystem.

Schritt 2: Struktur pro Hausverwaltung

Für jede Hausverwaltung werden:

• Liegenschaften angelegt

• Kategorien definiert

• interne Zuständigkeiten festgelegt

  
  

Die Hausverwaltungen nutzen hausify nur als:

• Ticket-Frontend

• klaren Kommunikationskanal

• Status-Transparenz-System

  
  

Sie verwalten keine Systemlogik – HS behält die operative Kontrolle.

Schritt 3: Kommunikation über das Ticketsystem

Ablauf:

Hausverwaltung → erstellt Ticket→ Ticket landet im HS-Backend→ interne Zuweisung→ Bearbeitung→ Status-Update sichtbar

Optional: Bewohner können eingeladen werden.

Die Kommunikation läuft strukturiert, asynchron und nachvollziehbar.

Ergebnisse für HS Hausmeisterservice

• Strukturierte Annahme aller Aufträge

• Klare interne Zuständigkeiten

• Weniger E-Mails

• Weniger Telefonate

• Transparente Statusführung

• Saubere Dokumentation

• Skalierbarkeit

  
  

HS kann mehrere Hausverwaltungen gleichzeitig über ein System steuern. Und das im kompletten Self-Setup, kein hausify Support nötig.