Success Story: Wie ein Hausmeisterservice mehrere Hausverwaltungen mit hausify strukturiert steuert
- vor 13 Stunden
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Kurzprofil
Unternehmen: HS Hausmeisterservice UG
Branche: Hausmeisterservice / Gebäudemanagement
Geschäftsmodell: B2B.
Betreuung mehrerer Hausverwaltungen
Systemrolle: Dienstleister betreibt hausify selbst (nicht die Hausverwaltung)
Ausgangssituation: Viele Hausverwaltungen – keine zentrale Struktur
HS Hausmeisterservice betreut mehrere Hausverwaltungen als externe Dienstleister.
Typische Anfragen:
Schadensmeldungen
Reparaturaufträge
Wartungsanfragen
Rückfragen zum Bearbeitungsstand
Die Kommunikation lief klassisch über:
E-Mail
Telefon
Einzelabsprachen
Weitergeleitete Bewohneranliegen
Das Problem: Mit steigender Kundenzahl entstand eine strukturelles Defizit:
Keine einheitliche Systemstruktur
Keine zentrale Statusübersicht
Hoher Abstimmungsaufwand
Manuelle interne Zuordnung
Wiederkehrende Rückfragen
Das Unternehmen suchte keine komplexe CAFM-Lösung – sondern eine klare, minimalistische, skalierbare Struktur.
Der strategische Ansatz: hausify als B2B-Serviceplattform nutzen
Statt jede Hausverwaltung ein eigenes System betreiben zu lassen, entschied sich HS für einen strategischen Perspektivwechsel:
Der Hausmeisterservice selbst wird System-Owner.
hausify wird nicht als klassische Hausverwalter-Software genutzt – sondern als:
digitales Auftragsmanagement-System
strukturiertes Ticketsystem
zentrale Kommunikationsplattform
skalierbares B2B-Frontend
Schritt 1: Technische Umsetzung: Der Hausmeisterservice übernimmt die Rolle der Verwaltung
Im Standardfall registriert sich eine Hausverwaltung selbst.
Hier ist es umgekehrt:
HS betreibt das hausify-Backend
HS legt Hausverwaltungen als Accounts an
HS verwaltet alle Liegenschaften zentral
HS bleibt organisatorischer Owner
Ergebnis: Ein zentrales B2B-Steuerungssystem.
Schritt 2: Struktur pro Hausverwaltung
Für jede Hausverwaltung werden:
Liegenschaften angelegt
Kategorien definiert
interne Zuständigkeiten festgelegt
Die Hausverwaltungen nutzen hausify nur als:
Ticket-Frontend
klaren Kommunikationskanal
Status-Transparenz-System
Sie verwalten keine Systemlogik – HS behält die operative Kontrolle.
Schritt 3: Kommunikation über das Ticketsystem
Ablauf:
Hausverwaltung → erstellt Ticket→ Ticket landet im HS-Backend→ interne Zuweisung→ Bearbeitung→ Status-Update sichtbar
Optional: Bewohner können eingeladen werden.
Die Kommunikation läuft strukturiert, asynchron und nachvollziehbar.
Ergebnisse für HS Hausmeisterservice
Strukturierte Annahme aller Aufträge
Klare interne Zuständigkeiten
Weniger E-Mails
Weniger Telefonate
Transparente Statusführung
Saubere Dokumentation
Skalierbarkeit
HS kann mehrere Hausverwaltungen gleichzeitig über ein System steuern. Und das im kompletten Self-Setup, kein hausify Support nötig.
