Digitales Facility- & Aufgabenmanagement für Kita-Träger bei BOOT-Kitas Berlin
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Zusammenfassung der Zusammenarbeit
Die gemeinnützige BOOT-Kitas Berlin gGmbH betreibt sieben integrative Kindertagesstätten in Berlin. Reparatur-, Wartungs- und Reinigungsaufträge wurden bislang telefonisch oder per E-Mail koordiniert. Mit hausify digitalisierte der Träger sein Facility-Management.
Ergebnis: strukturierte Prozesse, schnellere Bearbeitung und mehr Zeit für pädagogische Arbeit.
Ausgangssituation: Wachsende Organisation, steigender Koordinationsaufwand
Seit über 25 Jahren steht BOOT-Kitas unter dem Motto „Volle Kanne Kindheit!“ für integrative, qualitativ hochwertige Kinderbetreuung.
Mit sieben Standorten in Berlin – von Pankow über Friedrichshain-Kreuzberg bis Treptow-Köpenick – wuchs jedoch auch der organisatorische Aufwand.
Typische Herausforderungen:
Reparaturmeldungen per Telefon oder E-Mail
Keine zentrale Übersicht über offene Aufgaben
Unterschiedliche Abläufe zwischen Standorten
Hoher Abstimmungsaufwand mit externen Dienstleistern
Gleichzeitig bestand der Anspruch, in allen Einrichtungen dieselben hohen Qualitätsstandards sicherzustellen – von den Abenteuer-Gärten bis zu Sicherheits- und Wartungsnachweisen
Ziel: Mehr Zeit für Pädagogik, weniger Verwaltungsaufwand
Für BOOT-Kitas war klar:
Die administrative Organisation von Reparaturen und Wartungsprozessen darf nicht zulasten der pädagogischen Arbeit gehen.
Gesucht wurde daher eine Lösung, die:
mehrere Standorte strukturiert abbildet
einfach nutzbar ist
externe Dienstleister integrieren kann
ohne komplexe IT-Strukturen auskommt
Die Entscheidung für hausify
Im Herbst 2025 nahm die BOOT-Kitas gGmbH Kontakt zu hausify auf.
Nach Abstimmung wurde das System für alle sieben Standorte eingeführt.
Entscheidend waren:
Struktur für mehrere Einrichtungen
hausify bildet jede Kita als eigene Einheit innerhalb einer zentralen Organisation ab.
Klare Rollen & Zuständigkeiten
Kitaleitungen, Verwaltung und externe Dienstleister arbeiten im selben System – mit klar definierten Zugriffsrechten.
Einfache Bedienbarkeit
Meldungen können ohne Schulung direkt per App erstellt werden.
Wirtschaftlich sinnvoll für soziale Träger
hausify ist besonders geeignet für Organisationen mit mehreren Standorten und vielen Mitarbeitenden, bei moderater Ticketfrequenz.
Die Umsetzung: Digitales Ticketsystem für alle Kitas
Nach dem Onboarding wurde das hausify-Ticketsystem in allen Einrichtungen eingeführt.
So funktioniert der Prozess heute:
Mitarbeitende melden Schäden oder Reinigungsbedarf direkt per App
Automatisch wird ein Ticket erstellt
Zuständige Hausmeister oder Serviceteams werden informiert
Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit sichtbar
Ergebnis: Transparenz, Einheitlichkeit und Entlastung
Schnellere Problemlösung
Reparaturen und Wartungsarbeiten werden zügiger koordiniert, da Aufgaben automatisch zugewiesen werden.
Einheitliche Prozesse
Alle sieben Standorte arbeiten mit demselben System. Qualitätsstandards lassen sich besser kontrollieren.
Entlastung des Teams
Weniger administrative Abstimmung bedeutet mehr Zeit für Kinder.
Fazit
BOOT-Kitas zeigt, wie soziale Träger durch digitale Prozesssteuerung ihre Qualitätsstandards sichern und gleichzeitig administrative Belastung reduzieren können.
Mit hausify wurde das Facility-Management strukturiert digitalisiert – damit „Volle Kanne Kindheit“ nicht nur ein Motto bleibt, sondern gelebter Alltag in allen Einrichtungen ist.
Wie können Kitas Reparaturen und Wartungsaufgaben digital verwalten?
Ein Ticketsystem ermöglicht es, Schäden strukturiert zu erfassen, automatisch zuzuweisen und transparent nachzuverfolgen. So entsteht ein klarer Workflow für alle Beteiligten.
Ist hausify für soziale Träger mit mehreren Standorten geeignet?
Ja. hausify bildet mehrere Einrichtungen innerhalb einer Organisation ab und sorgt für einheitliche Prozesse bei gleichzeitig klarer Standortstruktur.
Können externe Dienstleister eingebunden werden?
Ja. Hausmeisterdienste oder Reinigungsfirmen erhalten eigene Zugänge und können Aufgaben direkt im System bearbeiten.
Eignet sich hausify für Organisationen mit moderater Ticketanzahl?
Ja. Besonders bei mehreren Standorten und vielen Mitarbeitenden, aber überschaubarer Ticketfrequenz, bietet hausify eine wirtschaftlich passende Lösung.
