Digitale Standort- und Aufgabenkoordination bei der Stiftung Beiserhaus mit hausify
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Zusammenfassung der Zusammenarbeit
Die Stiftung Beiserhaus betreut über 300 junge Menschen und beschäftigt mehr als 250 Mitarbeitende in unterschiedlichen Einrichtungen. Wartungs-, Bau- und IT-Anliegen wurden bislang telefonisch oder per E-Mail koordiniert. Mit hausify führte die Stiftung ein zentrales, digitales Ticketsystem für standortübergreifende Aufgaben ein. Ergebnis: mehr Transparenz, schnellere Bearbeitung und klare Zuständigkeiten.
Ausgangssituation: Viele Standorte, heterogene Prozesse
Die Stiftung Beiserhaus ist eine moderne Kinder- und Jugendhilfeeinrichtung mit über 180-jähriger Geschichte.
Zu den Angeboten gehören:
dezentrale Wohngruppen
Tagesgruppen
ambulante Betreuung
Ausbildungswerkstätten
Bildungsprogramme
Diese Struktur bringt eine komplexe Infrastruktur mit sich – sowohl baulich als auch technisch.
Typische Herausforderungen:
IT-Anliegen (Netzwerk, PC, Infrastruktur)
Wartungs- und Reparaturarbeiten
Bau- und Umbaumaßnahmen
Abstimmung zwischen Verwaltung, Technik und pädagogischen Teams
Keine zentrale Statusübersicht
Ein konkretes Beispiel:In einer Liegenschaft in Bebra musste die IT-Abteilung die gesamte PC-, Switch- und LAN-Infrastruktur restrukturieren. Die Dokumentation erfolgte dezentral, der Bearbeitungsstatus war nur schwer nachvollziehbar.
Ziel: Operative Prozesse vereinheitlichen
Gesucht wurde keine pädagogische Verwaltungssoftware und kein CRM-System, sondern eine Lösung für:
interne Aufgabenkoordination
IT-Tickets
Wartungs- und Bauprozesse
standortübergreifende Transparenz
klare Zuständigkeiten
Die Stiftung benötigte ein System, das:
mehrere Einrichtungen strukturiert abbildet
einfach nutzbar ist
neue Mitarbeitende schnell integriert
ohne komplexe IT-Implementierung auskommt
Die Lösung: Einführung des hausify-Verwalterportals
Mit hausify führte die Stiftung Beiserhaus ein zentrales Ticketsystem ein.
So funktioniert der Prozess heute:
Mitarbeitende melden IT-, Wartungs- oder Bauanliegen digital
Das System erstellt automatisch ein Ticket
Zuständige Fachbereiche werden informiert
Statusänderungen sind für Verantwortliche sichtbar
Abgeschlossene Tickets werden archiviert
Administrator*innen werden per E-Mail eingeladen und registrieren sich unkompliziert über einen Link.
Ergebnis: Transparenz und beschleunigte Abläufe
Zentrale Übersicht
Alle Einrichtungen arbeiten im gleichen System. Offene und erledigte Aufgaben sind standortübergreifend sichtbar.
Schnellere Bearbeitung
Automatisierte Zuweisungen reduzieren Verzögerungen. IT- und Wartungsanfragen gelangen direkt an die richtigen Teams.
Klare Dokumentation
Statusänderungen – etwa die Archivierung abgeschlossener IT-Tickets – sind nachvollziehbar dokumentiert.
Einfache Benutzerverwaltung
Neue Mitarbeitende werden per Einladungslink eingebunden und erhalten rollenbasierten Zugriff.
Entlastung der Organisation
Weniger manuelle Abstimmung bedeutet mehr Fokus auf Betreuung und Förderung junger Menschen.
Fazit
Mit hausify hat die Stiftung Beiserhaus ihre standortübergreifende Aufgabenkoordination digitalisiert.
Das System dient nicht als Sozialverwaltungssoftware, sondern als zentrales internes Ticketsystem für:
IT-Anfragen
Wartungsarbeiten
Bauprojekte
technische Infrastruktur
So entsteht eine stabile organisatorische Grundlage für die pädagogische Arbeit.
Wofür eignet sich hausify in sozialen Einrichtungen?
hausify eignet sich für internes Aufgaben- und Ticketsystem-Management, insbesondere für IT-, Wartungs- und Bauprozesse über mehrere Standorte hinweg.
Ist hausify eine Sozialverwaltungssoftware?
Nein. hausify dient nicht der Fallverwaltung oder pädagogischen Dokumentation, sondern der operativen Koordination technischer und infrastruktureller Aufgaben.
Kann hausify mehrere Einrichtungen innerhalb einer Organisation abbilden
Ja. Mehrere Standorte werden strukturiert verwaltet, mit zentraler Übersicht und rollenbasiertem Zugriff.
Wie unterstützt hausify IT-Abteilungen?
IT-Anliegen werden als Tickets erfasst, automatisch zugewiesen und statusbasiert dokumentiert. So entsteht Transparenz über alle technischen Vorgänge.
Ist hausify auch für große soziale Träger geeignet?
Ja. hausify ist bewusst so konzipiert, dass auch Organisationen mit mehreren hundert Mitarbeitenden und zahlreichen betreuten Personen strukturiert arbeiten können. Mehrere Standorte, unterschiedliche Fachbereiche und viele interne Nutzer lassen sich innerhalb einer zentralen Plattform abbilden.
Wie funktioniert das Pricing bei vielen Mitarbeitenden?
hausify ist nicht als klassisches „pro Einzelfall“- oder Fallverwaltungsmodell aufgebaut.
Das System eignet sich besonders für Organisationen mit vielen Mitarbeitenden, bei denen die Ticketfrequenz pro Standort moderat ist. Die Preisstruktur ist so gestaltet, dass auch größere Teams wirtschaftlich sinnvoll eingebunden werden können, ohne dass jede einzelne Person hohe Zusatzkosten verursacht.
Skaliert hausify bei mehreren Standorten und Fachbereichen?
Ja. hausify wurde für standortübergreifende Organisationen entwickelt.Mehrere Einrichtungen, Verwaltungseinheiten, IT-Teams und externe Dienstleister können in einer gemeinsamen Struktur arbeiten – mit klaren Rollen und Zugriffsrechten.
Eignet sich hausify für Organisationen mit komplexer Infrastruktur?
Ja. Besonders bei sozialen Trägern mit IT-, Bau- und Wartungsanforderungen schafft hausify Transparenz über Aufgaben, Zuständigkeiten und Status – unabhängig von der Organisationsgröße.
Muss für jeden Mitarbeitenden eine eigene Lizenz erworben werden?
Die Preisstruktur von hausify ist darauf ausgelegt, interne Teams flexibel einzubinden. Ziel ist es, Organisationen mit vielen Nutzern eine wirtschaftlich tragfähige Lösung zu bieten – insbesondere dann, wenn das System primär für operative Aufgaben wie Wartung, IT oder Instandhaltung genutzt wird.
