hausify einfach erklärt: Der komplette Guide für Ihren Start
- vor 10 Stunden
- 3 Min. Lesezeit
Wie funktioniert hausify, wie richtet man alles ein, und wie nutzen Bewohner das System richtig?
In diesem Guide zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie hausify optimal einsetzen – von der ersten Registrierung bis zur täglichen Nutzung.
Was ist hausify?
hausify hat im Grunde vier Funktionen und ist eine digitale Kommunikationsplattform für Hausverwaltungen, die alle Prozesse rund um eine Immobilie in einem System bündelt
🎫 Ticketssystem
📂 Dokumentenportal
📢 Aushänge für wichtige Informationen
🧑💼 Stammdatenverwaltung
Vorteile von hausify: klare Kommunikation, weniger Aufwand und Transparenz wo es gewollt ist. Mit hausify entstehen keine Chatgruppen sondern ausschließlich gerichtete Kommunikation.
Schritt-für-Schritt Anleitung zum Einstig in hausify.
hausify sind zwei Apps in einem System
1.🧑💼 Verwalter-App - Das Backend in Desktop Ansicht
Hier arbeitet die Hausverwaltung:
Liegenschaften anlegen
Kontakte verwalten
Tickets steuern
Dokumente und Aushänge veröffentlichen
2.📱 Bewohner-App
oder im App-Store / Play-Store
Hier sind die Nutzer, also die Bewohner, Dienstleister und Externe aktiv:
Tickets erstellen
Dokumente abrufen
Aushänge lesen
Hinweis: Die Bewohner-App funktioniert erst nach Einladung durch die Hausverwaltung, damit alles unter der Kontrolle der Verwaltung bleibt.
Tipp: Legen Sie zum testen mit einer anderen E-Mail als Ihrer Verwalter-E-Mail einen Bewohner Account an. Dann sehen Sie optimal die Bewohner-Ansicht und können testen.
🔐 Schritt 1: Wenn Sie noch nicht registiert sind: Registrierung als Hausverwalter
Öffnen Sie verwalter.hausify.de
Registrieren Sie sich
Legen Sie Ihr Konto an
Danach beginnt die eigentliche Einrichtung Ihres Systems
🏢 Schritt 2: Liegenschaften anlegen
Unter „Liegenschaften“ erstellen Sie Ihre Objekte:
Wohnhäuser
WEGs
Gewerbeeinheiten
Jede Liegenschaft bildet die Grundlage für alle weiteren Prozesse
👥 Schritt 3: Kontakte anlegen und Liegenschaften zuweisen
Unter „Kontakte“ legen Sie alle Personen an:
Mieter
Eigentümer
Dienstleister
Externe
Wichtig: Die Rolle bestimmt später, welche Inhalte sichtbar sind
Jeder Kontakt gehört zu mindestens einer Liegenschaft
Einem Kontakt können mehrere Liegenschaften / Einheiten zugewiesen werden
Sie vergeben eine Rolle (z. B. Eigentümer oder Mieter, Rollen können für andere Zwecke auch umbenannt werden)
Kontaktstatus in hausify verstehen
In der Kontaktübersicht sehen Sie den aktuellen Anmeldestatus jedes Kontakts. Dieser bestimmt, ob Einladungen versendet wurden, ob E-Mails verschickt werden und ob der Nutzer Zugriff auf das Portal hat.
Status "Einladung versenden"
Der Kontakt wurde noch nicht eingeladen.
Es wurde keine Einladung verschickt
Der Kontakt hat keinen Zugriff auf hausify
Es werden keine E-Mails versendet
Status "Erneut versenden"
Der Kontakt wurde eingeladen, hat die Einladung aber noch nicht angenommen.
Einladung noch nicht bestätigt
hausify versendet dennoch bereits E-Mails zu Dokumenten und Aushängen.
So bleiben Ihre Kunden informiert, auch ohne Anmeldung im Portal.
Status "Angemeldet"
Der Kontakt hat die Einladung angenommen und ein Passwort erstellt.
Zugriff auf die Bewohner-App (app.hausify.de)
E-Mails zu Dokumenten, Aushängen und Tickets
Portal kann aktiv genutzt werden
E-Mail-Benachrichtigungen können vom Nutzer im Portal deaktiviert werden.
✉️ Schritt 4: Kontakte einladen
Damit Nutzer die hausify-app verwenden können:
Einladung versenden unter Kontakte, dann Kontakt einladen
Nutzer akzeptiert die Einladung und vergibt sein eignes Passwort
Als Verwalter können Sie sehen welcher Nutzer sich angemeldet hat.
Sie können Einladungen an Bewohner erneut versenden.
Erst danach kann sich der Nutzer bei app.hausify.de anmelden
📲 Schritt 5: Nutzung der Bewohner-App
Nach erfolgreicher Einladung können Nutzer:
Tickets erstellen
Dokumente einsehen
Aushänge lesen
Alle Inhalte sind automatisch auf die jeweilige Rolle abgestimmt.
hausify Funktionen im Detail
🎫 Ticketsystem: Anliegen strukturiert bearbeiten
Das Ticketsystem ist das Herzstück von hausify.
Wer kann Tickets erstellen?
Hausverwalter (Verwalter-App)
Bewohner und Dienstleister (Bewohner-App)
So funktioniert ein Ticket
Problem beschreiben
ggf. Foto hinzufügen
Ticket absenden
Beispiel:„Heizung funktioniert nicht im Badezimmer“
Was passiert danach?
Ticket erscheint im System
Hausverwaltung übernimmt
ggf. Weitergabe an Dienstleister
Status im Überblick
Neu
In Bearbeitung
Erledigt
Archiviert (Ticket ist dann nicht mehr für Bewohner sichtbar)
Nutzer werden automatisch per E-Mail informiert
📂 Dokumentenmanagement: Unterlagen einfach verteilen
In der Verwalter-App
Dokumente hochladen
Freigabe steuern:
nach Rolle (z. B. Eigentümer)
oder einzelne Personen
Filter nach:
Kategorie
Kontakt
Rolle
In der Bewohner-App
Zugriff auf freigegebene Dokumente
einfache Suche und Download
Besonderheit: Dokumente werden automatisch per E-Mail verschickt (inkl. Anhang), sobald der Verwalter ein Dokument eingestellt hat. Damit stellen Sie als Verwalter sicher, dass alle eingeladenen Kontakte das Dokument erhalten.
📢 Aushänge: Informationen digital verbreiten
In der Verwalter-App
Aushang erstellen
Zielgruppe definieren
Zeitraum festlegen
In der Bewohner-App
Anzeige nur während des festgelegten Zeitraums
automatische Ausblendung danach
Typische Beispiele:
Wartungsarbeiten
Termine
wichtige Hinweise
Kein Papier im Treppenhaus mehr notwendig
👷 Ticketmanager: Aufgaben delegieren
hausify ermöglicht eine zusätzliche Rolle als Ticketmanager
Diese Rolle können z. B. erhalten:
Hausmeister
Dienstleister
Beirat
Was Ticketmanager können:
Tickets bearbeiten
Status ändern
kommentieren
Vorteil: Die Hausverwaltung wird entlastet und Prozesse werden schneller
✉️ Kommunikation: Portal + E-Mail gleichzeitig
Ein großer Vorteil von hausify: Es funktioniert auch ohne aktives Einloggen
Das bedeutet:
alle Informationen kommen per E-Mail
Dokumente im Anhang
Updates automatisch
Gleichzeitig bleibt alles im Portal dokumentiert
🔍 Tipps für einen erfolgreichen Start
Legen Sie zuerst Ihre Liegenschaften und Kontakte sauber an
Stellen Sie Dokumente und Aushänge ein
Laden Sie einen Test-Nutzer ein
