Digitale Facility- und Serviceprozesse bei der Diakoniestiftung Alt-Hamburg mit hausify

Zusammenfassung der Zusammenarbeit

Die Diakoniestiftung Alt-Hamburg betreibt mehrere stationäre und Kurzzeitpflegeeinrichtungen in Hamburg. Reparatur- und Serviceaufträge wurden bislang telefonisch oder per E-Mail gemeldet.

Mit hausify führte die Stiftung ein zentrales, digitales Ticketsystem für standortübergreifende Facilityprozesse ein.

Ergebnis: mehr Transparenz, schnellere Bearbeitung und deutliche Entlastung der Mitarbeitenden.

Digitale Koordination von Reparatur- und Wartungsprozessen in einer Pflegeeinrichtung der Diakoniestiftung Alt-Hamburg mit hausify.

Ausgangssituation

Die Diakoniestiftung Alt-Hamburg ist ein Träger mit mehreren Pflegeeinrichtungen. Mit wachsender Anzahl an Häusern und einer großen Zahl an Mitarbeitenden stieg auch der organisatorische Aufwand:

• Reparaturmeldungen per Telefon oder E-Mail

• Manuelle Weiterleitung an Hausmeister oder externe Dienstleister

• Dokumente in Ordnern vor Ort

• Keine zentrale Übersicht über offene Tickets

• Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Verwaltung, Technik und Pflege

  
  

Je mehr Einrichtungen hinzukamen, desto schwieriger wurde es, den Überblick über zu behalten.

Der erste Schritt

Nach der Präsentation wurde deutlich: Gesucht war keine Pflegeverwaltungssoftware, sondern eine Lösung für:

• interne Schadensmeldungen

• Wartungskoordination

• Serviceprozesse

• Dokumentation technischer Aufgaben

• standortübergreifende Transparenz

Die Lösung: hausify als zentrales Ticketsystem

So funktioniert der Prozess heute:

1. Mitarbeitende melden Mängel digital über Portal oder App

2. In der Zentral Zuweisung an zuständige Handwerker

3. Ablage von Wartungsprotokollen oder Foto-Dokumentation

4. 
   

Alle Beteiligten, so wurde hausify konfiguriert, sehen den Bearbeitungsstand.

Ergebnisse

Zeitersparnis

Aufgaben werden schneller erfasst und abgearbeitet.

Verbesserte Datenqualität

Elektronische Dokumentation reduziert Übertragungsfehler und schafft Historien.

Transparente Abläufe

Statusänderungen sind sofort sichtbar und abgeschlossene Tickets archiviert.

Entlastung der Mitarbeitenden

Pflegekräfte und Verwaltung berichten von weniger Abstimmungsaufwand.

Skalierbarkeit

Das System konnte auf alle Objekte übertragen werden und wächst mit der Organisation mit.

Kein Pflegeverwaltungssystem

hausify wird bei der Diakoniestiftung ausschließlich für Facilityprozesse genutzt.

Nicht Bestandteil sind:

• Bewohnerdokumentation

• Pflegeplanung

• Abrechnung

• Angehörigenkommunikation

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Das System dient ausschließlich der internen Aufgabenkoordination und enthält keine personalisierten Daten.

Ist hausify auch für große Pflegeorganisationen geeignet?

Ja. hausify eignet sich für Träger mit mehreren Einrichtungen und einer größeren Zahl an Mitarbeitenden. Mehrere Standorte können innerhalb einer zentralen Struktur abgebildet werden.

Wie funktioniert das Pricing bei vielen Mitarbeitenden?

hausify ist nicht als komplexes Enterprise-Lizenzmodell aufgebaut.

Das System eignet sich besonders für Organisationen mit vielen internen Nutzern, bei moderater Ticketfrequenz. Die Preisstruktur ist darauf ausgelegt, auch größere Teams wirtschaftlich abzubilden.

Skaliert hausify bei mehreren Häusern?

Ja. Neue Standorte können innerhalb der bestehenden Struktur ergänzt werden. Aufgaben, Reparaturen und Projekte werden zentral gesteuert.

Ist hausify eine Pflegeverwaltungssoftware?

Nein. hausify dient ausschließlich der internen Koordination von Reparaturen, Wartung und technischen Aufgaben.