Digitale Facility- und Serviceprozesse bei der Diakoniestiftung Alt-Hamburg mit hausify

Zusammenfassung der Zusammenarbeit

Die Diakoniestiftung Alt-Hamburg betreibt mehrere stationäre und Kurzzeitpflegeeinrichtungen in Hamburg. Reparatur- und Serviceaufträge wurden bislang telefonisch oder per E-Mail gemeldet. Mit hausify führte die Stiftung ein zentrales, digitales Ticketsystem für standortübergreifende Facility- und Technikprozesse ein. Ergebnis: mehr Transparenz, schnellere Bearbeitung und deutliche Entlastung der Mitarbeitenden.

Digitale Koordination von Reparatur- und Wartungsprozessen in einer Pflegeeinrichtung der Diakoniestiftung Alt-Hamburg mit hausify.

Ausgangssituation: Mehrere Häuser, steigende Komplexität

Die Diakoniestiftung Alt-Hamburg ist ein evangelischer Träger mit mehreren Pflegeeinrichtungen in Hamburg. Mit wachsender Anzahl an Häusern und einer großen Zahl an Mitarbeitenden stieg auch der organisatorische Aufwand.

Typische Herausforderungen:

• Reparaturmeldungen per Telefon oder E-Mail

• Manuelle Weiterleitung an Hausmeister oder externe Dienstleister

• Dokumente in Ordnern vor Ort

• Keine zentrale Übersicht über offene Tickets

• Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Verwaltung, Technik und Pflege

  
  

Je mehr Einrichtungen hinzukamen, desto schwieriger wurde es, den Überblick über Wartungsstände und Serviceprozesse zu behalten.

Der erste Schritt: Demo und strukturierte Einführung

Im November 2023 nahm die Diakoniestiftung Kontakt mit hausify auf und vereinbarte eine Online-Produktdemo.

Nach der Präsentation wurde deutlich:

Gesucht war keine Pflegeverwaltungssoftware, sondern eine Lösung für:

• interne Schadensmeldungen

• Wartungskoordination

• Serviceprozesse

• Dokumentation technischer Aufgaben

• standortübergreifende Transparenz

Daraufhin wurde der Roll-out vorbereitet.

Die Lösung: Zentrales Ticketsystem für alle Häuser

Nach der Entscheidung führte die Diakoniestiftung hausify in allen Einrichtungen ein.

So funktioniert der Prozess heute:

1. Mitarbeitende melden Mängel digital über Portal oder App

2. Automatische Erstellung eines Tickets

3. Zuweisung an zuständige Service- oder Handwerkerteams

4. Statusverfolgung in Echtzeit

5. Digitale Ablage von Wartungs- und Prüfprotokollen

Alle Beteiligten – von der Pflegedienstleitung bis zur Haustechnik – sehen den aktuellen Bearbeitungsstand.

Ergebnis: Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit

Zeitersparnis

Digitale Formulare und Checklisten ersetzen papierbasierte Prozesse. Aufgaben werden schneller erfasst und abgearbeitet.

Verbesserte Datenqualität

Elektronische Dokumentation reduziert Übertragungsfehler und schafft nachvollziehbare Historien.

Transparente Abläufe

Statusänderungen sind sofort sichtbar. Abgeschlossene Tickets werden archiviert.

Entlastung der Mitarbeitenden

Pflegekräfte und Verwaltung berichten von klareren Abläufen und weniger Abstimmungsaufwand.

Skalierbarkeit

Das System konnte problemlos auf alle Häuser übertragen werden und wächst mit der Organisation mit.

Wichtig: Kein Pflege- oder Bewohnerverwaltungssystem

hausify wird bei der Diakoniestiftung ausschließlich für operative Service- und Facilityprozesse genutzt.

Nicht Bestandteil sind:

• Bewohnerdokumentation

• Pflegeplanung

• Abrechnung

• Angehörigenkommunikation

  
  

Das System dient ausschließlich der internen Aufgabenkoordination.

Fazit

Mit hausify digitalisierte die Diakoniestiftung Alt-Hamburg ihre technischen und infrastrukturellen Prozesse.

Die zentrale Plattform schafft:

• Transparenz über mehrere Einrichtungen

• klare Zuständigkeiten

• dokumentierte Wartung

• schnellere Reaktionszeiten

So entsteht eine stabile organisatorische Grundlage für hochwertige Pflege.

Ist hausify auch für große Pflegeorganisationen geeignet?

Ja. hausify eignet sich für Träger mit mehreren Einrichtungen und einer größeren Zahl an Mitarbeitenden. Mehrere Standorte können innerhalb einer zentralen Struktur abgebildet werden.

Wie funktioniert das Pricing bei vielen Mitarbeitenden?

hausify ist nicht als komplexes Enterprise-Lizenzmodell aufgebaut.

Das System eignet sich besonders für Organisationen mit vielen internen Nutzern, bei moderater Ticketfrequenz. Die Preisstruktur ist darauf ausgelegt, auch größere Teams wirtschaftlich abzubilden.

Skaliert hausify bei mehreren Häusern?

Ja. Neue Standorte können innerhalb der bestehenden Struktur ergänzt werden. Aufgaben, Reparaturen und Projekte werden zentral gesteuert.

Ist hausify eine Pflegeverwaltungssoftware?

Nein. hausify dient ausschließlich der internen Koordination von Reparaturen, Wartung und technischen Aufgaben.