Aus Meldungen werden klare Vorgänge
Ticketsystem für Hausverwaltungen und objektbasierte Organisationen
Das hausify Ticketsystem bündelt Meldungen, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fotos und Nachrichten an einem Ort.
Aus jeder Anfrage, Schadensmeldung oder internen Aufgabe wird ein Vorgang.
Der Prozess folgt der DIN SPEC 77008, die hausify als Projektleiter beim DIN mitentwickelt hat.
NEU
Die Meldung liegt vor. Die Bearbeitung hat noch nicht begonnen.
IN ARBEIT
Die Bearbeitung läuft. Der Vorgang ist aber noch nicht abgeschlossen.
ERLEDIGT
Der Vorgang ist abgeschlossen und für alle Beteiligten einsehbar.
ARCHIVIERT
Nur noch für Ihre Mitarbeitenden sichtbar und für ältere Vorgänge.
Die 4 Status im Ticketsystem
Für Vorgänge rund um ihr Objekt
Meldungen entstehen oft an vielen Stellen: per E-Mail, Telefon, App, Zuruf oder über Mitarbeitende.
hausify bringt diese Informationen Struktur: Jede Meldung wird als Ticket angelegt und mit den wichtigsten Angaben verbunden.
Objekt, Standort, Kategorie, Foto oder Dokument(e), zuständige Person, Sichtbarkeit und Status.
So bleibt der Vorgang in der Verwaltung sichtbar und verschwindet nicht in E-Mail Postfächern, Chatverläufen oder persönlichen Notizen.
Kein Chat. Kein Postfach.
Bündelt Meldungen und Zuständigkeiten an einem Ort.
Jede Meldung wird ein Vorgang mit Objekt und Status. Das Ticket ist für alle Berechtigten sichtbar.
Lückenlose Historie
Jede Statusänderung, jede Nachricht und jede Zuweisung mit Zeitstempel.
Auch Monate später ist belegt, wer wann was veranlasst hat.
Externe mit Mail-to-Ticket
Ein Handwerker, der hausify nicht nutzt, wird über seine E-Mail-Adresse eingebunden. Die Antwort darauf landet wieder im Ticket.
Privat oder öffentlich
Nur gerichtete Kommunikation, keine Gruppenchats. Private Tickets als 1:1 Kommunikation. Auf öffentliche Meldungen antwortet nur die Verwaltung.
CRM für Interne Notizen
Beliebig viele Notizen im hausify CRM - je Vorgang und nur sichtbar für Ihr Team. So ist auch die Vertretung sofort auskunftsfähig.
Unteraufgaben
Dienstleister binden Sie in einer Unteraufgabe ein. Unteraufgaben sind immer privat und werden mit dem Hauptticket abgeschlossen.
Kategorien und Fotos
Fotos und Dokumente hängen nach Verwalterfreigabe direkt am Vorgang. Bei aufwendigeren Fällen spart das viele Nachfragen.
FAQ
Häufige Fragen zum Ticketsystem
1. Was ist das hausify Ticketsystem?
Das hausify Ticketsystem ist ein Kanban-System für Mitteilungen, Aufgaben, Rückfragen und Vorgänge für den Immoblienbereich - Objekte, Standorte und Einheiten. Jede Meldung wird ein Vorgang, erhält Kategorie, Status, zuständige Person, Verlauf, Fotos und Dokumente. So bleibt nachvollziehbar, was gemeldet wurde, wer zuständig ist und welcher Bearbeitungsstand gilt.
2. Ist ein Chat mit Kommentarfunktion möglich?
Nein. hausify ist bewusst kein Chat und kein Gruppenchat. Kommunikation ist gerichtet und einem konkreten Vorgang zugeordnet. Öffentliche Tickets können nach der Erstellung durch das zuständige Team beantwortet werden, damit keine unkontrollierten Kommentarketten entstehen. Sichtbarkeiten werden durch das Rechte & Rollensystem eingestellt.
3. Wie unterscheidet sich hausify von E-Mail oder einem gemeinsamen Postfach?
In einem Postfach liegen Nachrichten oft verstreut - ohne eindeutigen Status, Zuständigkeit oder Objektbezug. In hausify wird jede Meldung zu einem Vorgang. Es entsteht eine Zuordnung, Verlauf, Status und Zuweisung zur verantwortlichen Person. Dadurch reduziert sich Suchaufwand, und Vorgänge bleiben auch bei Vertretung oder Zuständigkeitswechsel nachvollziehbar.
4. Können interne und externe Dienstleister eingebunden werden?
Ja. Externe Kontakte wie Dienstleister, Handwerker oder operative Beteiligte können per E-Mail eingebunden werden, auch ohne eigenen hausify-Zugang. Antworten sie auf die Benachrichtigung, wird die Antwort automatisch dem richtigen Ticket zugeordnet. Für interne Dienstleister kann die Rolle "Ticketmanager" für erweiterte Funktionen verwendet werden.
5. Lässt sich ein Vorgang später nachvollziehen?
Ja. Verlauf, Zuweisungen, Nachrichten, interne Notizen und Statuswechsel bleiben am Vorgang gespeichert. Dadurch lässt sich später belegen, was gemeldet wurde, wer zuständig war, wann eine Änderung erfolgt ist und welche Maßnahmen veranlasst wurden. Vorgänge werden niemals gelöscht, sondern nur archiviert.